Für Führungskräfte ist es besonders wichtig, Zeitmanagement-Methoden anzuwenden, die nicht nur die eigene Produktivität steigern, sondern auch die Zusammenarbeit und das Zeitmanagement des Teams fördern. Nachfolgende Methoden eignen sich besonders für Führungskräfte.
Eisenhower-Prinzip für die richtige Kategorisierung
Diese Methode hilft dabei, Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit zu kategorisieren. Wichtige und dringende Aufgaben werden bei der Eisenhower-Matrix sofort erledigt, wichtige, aber nicht dringende Aufgaben werden geplant, nicht wichtige, aber dringende Aufgaben werden delegiert und nicht wichtige und nicht dringende Aufgaben werden eliminiert.
Beispiel: Eine Führungskraft könnte eine dringende und wichtige Finanzberichterstattung selbst übernehmen, die Planung der Mitarbeitergespräche (wichtig, aber nicht dringend) in ihren Kalender eintragen, die Beantwortung von Kundenanfragen (nicht wichtig, aber dringend) an einen Kundenservice-Mitarbeiter delegieren und das Lesen von branchenfremden Newslettern (nicht wichtig und nicht dringend) vermeiden.
Strategische Planung mittels Time Blocking unterstützen
Time Blocking ist eine Methode, bei der man bestimmte Zeiträume im Kalender für spezifische Tätigkeiten reserviert. Dies kann helfen, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren und Unterbrechungen zu vermeiden.
Beispiel: Eine Führungskraft könnte jeden Montagmorgen von 9 bis 11 Uhr für die strategische Planung blockieren, um sicherzustellen, dass sie ungestörte Zeit hat, um sich auf die langfristigen Ziele des Teams und Unternehmens zu konzentrieren.
Meeting-Management durch Agenda und Ziele
Effizientes Meeting-Management umfasst die Planung und Durchführung von Meetings, so dass sie produktiv und zeitlich effizient sind. Dazu gehört eine klare Agenda, die Einladung der richtigen Teilnehmer und die Definition von Zielen für das Meeting.
Beispiel: Vor einem wöchentlichen Teammeeting erstellt die Führungskraft eine Agenda mit den zu besprechenden Punkten und Zielen des Meetings. Sie lädt nur die Mitarbeiter ein, deren Anwesenheit für die Themen notwendig ist, und hält sich strikt an die vorgegebene Zeit.
Delegation von Aufgaben an Teammitglieder
Delegation ist der Prozess, bei dem Führungskräfte Aufgaben an ihre Teammitglieder weitergeben. Dabei ist es wichtig, die richtige Aufgabe an die richtige Person zu übertragen und sicherzustellen, dass sie über die notwendigen Ressourcen und Informationen verfügt, um die Aufgabe erfolgreich zu erledigen.
Beispiel: Eine Führungskraft in einer Marketingabteilung könnte die Ableitung von Erkenntnissen aus den letzten Kampagnen-Kennzahlen an einen Mitarbeiter mit starken analytischen Fähigkeiten delegieren, woraufhin sie sich auf die strategische Planung der nächsten Kampagnen konzentriert.
“Nein sagen” lernen für mehr Fokussierung im Arbeitsalltag
Führungskräfte erhalten oft mehr Anfragen, als sie bewältigen können. Das Erlernen, wie und wann man Nein sagt, ist entscheidend, um sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren.
Beispiel: Wenn eine Führungskraft um Unterstützung bei einem Projekt gebeten wird, das nicht zu ihren Kernverantwortlichkeiten gehört oder ihre Ressourcen übersteigt, erklärt sie höflich, aber bestimmt, dass sie nicht helfen kann und empfiehlt gegebenenfalls eine andere Person oder Ressource.
Kanban-Board für das Teammanagement nutzen
Ein Kanban-Board ist ein visuelles Hilfsmittel, um die Arbeit zu verfolgen und den Workflow zu managen. Es besteht aus Spalten wie „Zu tun“, „In Arbeit“ und „Fertig“, in die Aufgabenkarten eingeordnet werden.
Beispiel: Eine Führungskraft in der Softwareentwicklung könnte ein Kanban-Board verwenden, um den Fortschritt verschiedener Features zu verfolgen, die das Team entwickelt. Jedes Feature wird als Karte auf dem Board dargestellt und durchläuft die verschiedenen Phasen der Entwicklung, bis es fertiggestellt ist.
Diese Methoden können Führungskräften dabei helfen, ihre Zeit effektiver zu nutzen, ihre Teams besser zu leiten und letztendlich die Produktivität und Zufriedenheit am Arbeitsplatz zu steigern.
Einführung von Zeitmanagement-Methoden mithilfe eines Coachs
Ein Coach kann eine wertvolle Unterstützung im Bereich des Zeitmanagements sein, indem er zunächst eine sorgfältige Analyse durchführt, um individuelle Zeitfresser und Produktivitätshemmnisse zu identifizieren. Auf Basis dieser Analyse berät er dann hinsichtlich der am besten geeigneten Zeitmanagement-Techniken, die zu den individuellen Bedürfnissen und Arbeitsweisen des Coachees passen. Sobald die passenden Methoden ausgewählt sind, bietet der Coach Unterstützung bei deren Implementierung und stellt sicher, dass sie nachhaltig in den Arbeitsalltag integriert werden. Darüber hinaus hilft er dabei, die Methoden anzupassen und zu verfeinern, um eine optimale Anwendung zu gewährleisten.
Ein weiterer wichtiger Aspekt seiner Arbeit ist die Motivation und das Schaffen von Verantwortlichkeit. Ein Coach kann als externer Verantwortlichkeitspartner fungieren und den Coachee dazu motivieren, die Zeitmanagement-Pläne konsequent einzuhalten. Zudem ist er in der Lage, regelmäßiges Feedback zu geben, welches die Effektivität des Zeitmanagements weiter verbessert und den Coachee bei der Erkennung und Feier von Fortschritten unterstützt. Durch diese umfassende Begleitung trägt der Coach maßgeblich zur Entwicklung effektiver Zeitmanagement-Fähigkeiten bei.
