Für Teams ist es wichtiger denn je, Arbeitsabläufe zu optimieren und die Produktivität zu steigern. Hier kommt Kanban ins Spiel, eine Methode, die ihren Ursprung in der japanischen Automobilindustrie hat und heute in den unterschiedlichsten Branchen Anwendung findet.
Was ist Kanban?
Es ist eine Methode zur Visualisierung von Arbeit, die darauf abzielt, den Workflow zu optimieren und Engpässe frühzeitig zu erkennen. Das Wort „Kanban“ stammt aus dem Japanischen und bedeutet übersetzt „Karte“ oder „Tafel“. Diese Karten oder Tafeln werden verwendet, um Arbeitsschritte und -prozesse sichtbar zu machen.
Das Kanban Board
Das Herzstück der Kanban-Methode ist das Board. Es handelt sich dabei um eine Tafel – sei es physisch oder digital –, auf der Karten angebracht werden, die jeweils unterschiedliche Aufgaben repräsentieren. Das Board ist in verschiedene Spalten unterteilt, die die verschiedenen Phasen des Arbeitsprozesses darstellen, z.B. „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“.
Nutzen von Kanban für Teams
- Transparenz: Jedes Teammitglied kann auf einen Blick sehen, welche Aufgaben anstehen, welche gerade bearbeitet werden und welche bereits abgeschlossen sind.
- Flexibilität: Die Methode erlaubt es, auf Veränderungen schnell zu reagieren. Neue Aufgaben können einfach hinzugefügt und Prioritäten bei Bedarf angepasst werden.
- Fokus: Indem immer nur eine begrenzte Anzahl von Aufgaben in Bearbeitung ist, wird verhindert, dass sich das Team verzettelt.
- Kontinuierliche Verbesserung: Regelmäßige Meetings helfen dabei, den Prozess stetig zu optimieren und Engpässe zu identifizieren.
So startet ein Team mit Kanban
Workshop abhalten
Für Teams, die noch keine Erfahrung mit der Methode haben, ist es ratsam, mit einem einführenden Workshop zu beginnen. In diesem Workshop sollten die Grundprinzipien von Kanban erklärt werden, wie die Visualisierung von Arbeit, das Prinzip des Pull-Systems sowie das Konzept der kontinuierlichen Verbesserung. Ein solcher Workshop könnte von einem erfahrenen Agile Coach geleitet werden oder durch interaktive Online-Kurse erfolgen. Ziel ist es, dass jedes Teammitglied versteht, wie Kanban funktioniert und welchen Nutzen es für die tägliche Arbeit bringt.
Das Kanban Board einrichten
Danach geht es darum, das eigene Kanban Board zu gestalten. Hierbei hat das Team die Wahl zwischen einem physischen Board, das z.B. mit Whiteboards und Post-its gestaltet wird, oder einer digitalen Lösung, die Software wie Trello, Asana oder Jira nutzen kann. Die Entscheidung sollte auf den Bedürfnissen des Teams basieren. Ein physisches Board ist oft greifbarer und fördert die Zusammenarbeit im Büro, während digitale Boards für Teams, die remote arbeiten, besser geeignet sein können.
Arbeitsabläufe definieren
Ein zentraler Schritt ist es, die eigenen Arbeitsabläufe zu verstehen und zu definieren. Gemeinsam im Team sollte festgelegt werden, welche Schritte eine Aufgabe durchläuft, bevor sie als erledigt gilt. Diese Schritte werden dann als Spalten auf dem Kanban Board abgebildet. Klassischerweise starten Teams mit Spalten wie „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“, aber je nach Prozess können auch spezifischere Spalten wie „Validierung“ oder „Warten auf Feedback“ sinnvoll sein.
Regeln festlegen
Damit das Kanban Board effektiv genutzt wird, müssen klare Regeln festgelegt werden. Dazu gehört zum Beispiel die Definition von Work-in-Progress (WIP) Limits, also wie viele Aufgaben gleichzeitig in einer Phase sein dürfen, um Überlastung zu vermeiden. Auch sollte geklärt werden, wer Aufgaben ins Board einträgt, wer sie verschieben darf und wie mit blockierten Aufgaben umgegangen wird.
Loslegen: Probieren geht über studieren bei Kanban
Mit den festgelegten Spalten und Regeln kann das Team nun starten. Es ist wichtig, mit einem einfachen Setup zu beginnen und nicht zu versuchen, von Anfang an alles perfekt zu machen. Kanban lebt von der kontinuierlichen Verbesserung und Anpassung an die Bedürfnisse des Teams.
Regelmäßige Meetings
Schließlich sind regelmäßige Treffen entscheidend, um das Board zu überprüfen und den Fortschritt zu diskutieren. Diese können in Form von täglichen Stand-ups oder wöchentlichen Reviews stattfinden. In diesen Meetings sollte das Team das Board aktualisieren, Blocker identifizieren und Lösungen finden, sowie Verbesserungsmöglichkeiten für den Prozess besprechen.
Mit diesen erweiterten Schritten sollte auch ein unerfahrenes Team in der Lage sein, einen guten Start mit Kanban zu haben und die Methode erfolgreich in den Arbeitsalltag zu integrieren.
Tipps für die Praxis mit Kanban
- Keep it simple: Startet mit einem einfachen Board und kompliziert die Dinge nicht unnötig.
- Feedback einholen: Ermutigt Teammitglieder, Feedback zu geben und das Board zu verbessern.
- Visualisierung nutzen: Farben, Symbole und Markierungen können helfen, das Board noch übersichtlicher zu gestalten.
- Digital vs. Physisch: Überlegt, ob ein digitales Tool nicht nur die Zusammenarbeit erleichtert, sondern auch das Arbeiten im Homeoffice unterstützt.
Fazit
Kanban Boards sind ein mächtiges Werkzeug, um die Arbeit im Team zu visualisieren, zu organisieren und zu optimieren. Durch die Schaffung von Transparenz, Flexibilität und Fokus kann ein Team seine Produktivität deutlich steigern und gleichzeitig eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung fördern. Mit den richtigen Grundlagen und einem praxisorientierten Ansatz kann jedes Team von den Vorteilen von Kanban profitieren.
