Ein erfolgreiches Team zeichnet sich nicht nur durch gute Kommunikation und Zusammenarbeit aus, sondern auch durch eine effektive Priorisierung der Aufgaben. Dabei können die Eisenhower-Matrix und die Impact-Effort-Matrix wertvolle Werkzeuge sein, um den Fokus auf die wichtigsten und dringendsten Aufgaben zu legen, die zusätzlich eine hohe Wirkung erzielen. In diesem Blogbeitrag werden wir uns genauer mit diesen beiden Methoden zur Priorisierung im Team beschäftigen.
Die Eisenhower-Matrix
Die Matrix wurde nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt und ist ein einfaches, aber effektives Tool, um Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu kategorisieren.
Die Eisenhower-Matrix besteht aus vier Quadranten:
- Dringend und wichtig: Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen und eine hohe Priorität haben. Hier sollte das Team seine volle Aufmerksamkeit und Energie investieren. Inhaltlich kann es sich dabei beispielsweise um rechtliche Themen handeln oder Themen, wo es sich um kundenrelevante Fehlerbehebungen handelt.
- Wichtig, aber nicht dringend: Aufgaben, die langfristig wichtig sind, aber keinen sofortigen Handlungsbedarf haben. Diese Aufgaben sollten geplant und zeitlich eingeplant werden, um eine rechtzeitige Erledigung sicherzustellen.
- Dringend, aber nicht wichtig: Aufgaben, die zwar schnell erledigt werden müssen, aber keinen großen Einfluss auf die langfristigen Ziele haben. Hier ist es wichtig, zu überlegen, ob diese Aufgaben delegiert oder sogar ganz vermieden werden können.
- Nicht dringend und nicht wichtig: Aufgaben, die keinen direkten Nutzen oder Einfluss haben. Diese Aufgaben sollten nach Möglichkeit vermieden oder delegiert werden, um Zeit und Ressourcen für wichtigere Aufgaben freizumachen.
Unterscheidung zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben
In Teams ist es manchmal sinnvoll, sich vor der Priorisierung mittels Eisenhower-Matrix mit dem Unterschied zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben auseinanderzusetzen.
Wichtige Aufgaben sind zukunftsorientiert – mit der Erledigung dieser Aufgaben nähert sich das Team der Erreichung ihrer Ziele. Das Team kann frei und selbstbestimmt agieren. Typische Beispiele: Launch einer verbesserten Produktlinie oder Start einer neuen Werbekampagne.
Ist eine Aufgabe hingegen dringend, weil der Termin zur Erledigung direkt bevorsteht, hat das Team keinen Handlungsspielraum mehr. Das Team ist fremdbestimmt und kann nur noch reagieren. Typische Beispiele: Kundenbeschwerden oder rechtliche Umsetzungen
Die Eisenhower-Matrix ermöglicht es dem Team, einen klaren Überblick über die Prioritäten zu behalten und sicherzustellen, dass wichtige Aufgaben nicht vernachlässigt werden.
Die Impact-Effort-Matrix
Diese Matrix ist ein weiteres nützliches Tool zur Priorisierung im Team. Hierbei werden Aufgaben nach ihrer Wirkung (Impact) und dem Aufwand (Effort) kategorisiert.
Die Impact-Effort-Matrix besteht aus vier Quadranten:
- Hohe Wirkung, geringer Aufwand: Aufgaben, die eine große Wirkung haben, aber wenig Aufwand erfordern. Diese Aufgaben sollten höchste Priorität haben, da sie große Ergebnisse mit wenig Aufwand erzielen können.
- Hohe Wirkung, hoher Aufwand: Aufgaben, die eine große Wirkung haben, aber auch einen hohen Aufwand erfordern. Diese Aufgaben sollten gut geplant und strukturiert angegangen werden, um den maximalen Nutzen zu erzielen.
- Geringe Wirkung, geringer Aufwand: Aufgaben, die wenig Wirkung haben und wenig Aufwand erfordern. Diese Aufgaben können oft delegiert oder sogar ganz vermieden werden, um Zeit für wichtigere Aufgaben zu sparen.
- Geringe Wirkung, hoher Aufwand: Aufgaben, die wenig Wirkung haben, aber einen hohen Aufwand erfordern. Diese Aufgaben sollten nach Möglichkeit vermieden oder delegiert werden, um Ressourcen für wichtigere Aufgaben zu sparen.
Die Impact-Effort-Matrix ermöglicht es dem Team, die Aufgaben nach ihrem Wert und Aufwand zu bewerten und so die richtigen Prioritäten zu setzen.
Steigerung der Produktivität
Beide Methoden, die Eisenhower-Matrix und die Impact-Effort-Matrix, sind wertvolle Werkzeuge, um die Priorisierung im Team zu erleichtern. Sie helfen dabei, den Fokus auf die wichtigsten und wirkungsvollsten Aufgaben zu legen und Zeit und Ressourcen effektiv zu nutzen. Durch regelmäßige Anwendung dieser Methoden kann das Team seine Produktivität steigern und bessere Ergebnisse erzielen.
Es ist wichtig zu beachten, dass Priorisierung ein kontinuierlicher Prozess ist und regelmäßig überprüft und angepasst werden sollte. Teams sollten gemeinsam daran arbeiten, ihre Prioritäten zu definieren und sicherzustellen, dass alle Mitglieder des Teams die gleiche Vorstellung von den wichtigsten und wirkungsvollsten Aufgaben haben.
3 Vorteile von Priorisierung im Team
a) Ihr spart Zeit – Ihr könnt Zeitfresser erkennen, seht schneller die wichtigsten Aufgaben und könnt diese sofort erledigen.
b) Ihr habt weniger Stress – Stress entsteht, wenn wir das Gefühl haben, die Kontrolle zu verlieren oder Dinge nicht rechtzeitig zu schaffen. Wir werden hektisch und werden dadurch oft auch ineffizient. Durch Priorisierung ist der Fokus klar, ihr könnt fokussiert eure Aufgaben bearbeiten und somit eure vorhandene Energie gewinnbringend einsetzen.
c) Ihr erreicht eure Ziele – Das klare und gemeinsame Verständnis über eure Prioritäten, hilft effizienter und termingerecht ans Ziel zu kommen. Und ja, jede Priorisierung ist eine Entscheidung, die getroffen werden muss.
Wichtig: Investiert ausreichend Zeit, um die richtigen Prioritäten zu setzen, denn die Prioritätensetzung selbst ist bereits eine Priorität.
Fazit
Insgesamt kann die richtige Priorisierung im Team dazu beitragen, dass wichtige Aufgaben nicht übersehen werden und dass das Team seine Ziele effektiv erreicht. Die Eisenhower-Matrix und die Impact-Effort-Matrix sind wertvolle Werkzeuge, um diesen Prozess zu unterstützen und das Team auf dem richtigen Weg zu halten. Das Team vermeidet dadurch Überlastung und Stress und wird durch die Priorisierung der Aufgaben effizienter, produktiver und organisierter.
